Sejak Internet mulai terbuka untuk publik di awal 1990, bukan hanya individu tetapi dunia bisnis semakin tergantung pada email untuk berkomunikasi. Email sendiri sudah mengalami evolusi. Push Email, yang dirintis oleh Research in Motion (RIM) melalui produk BlackBerry, memungkinkan kita menerima dan mengirim e-mail melalui ponsel kita. Semakin melekatlah ponsel pada diri kita.
Video Conferencing
Teleconferencing bukan lagi hal yang aneh di perusahaan swasta, UKM maupun multinasional. Orang-orang di lokasi-lokasi yang terpencar secara rutin melaporkan kegiatan masing-masing melalui teknologi ini. Di perusahaan yang sudah lebih maju, pertemuan rutin seperti ini berlangsung tidak hanya menggunakan suara tetapi juga video. Dengan video-conferencing, peserta dapat melihat ekspresi wajah masing-masing. Bos-bos menyukai video-conferencing, karena melalui komunikasi nonverbal, seperti ekspresi wajah dan gerak-gerik badan, mereka bisa langsung tahu siapa di antara anak buahnya yang hadir tanpa persiapan yang cukup.
Cisco pernah mengeluarkan teknologi bernama TelePresence, suatu sistem yang yang mengandalkan layar-layar berukuran besar serta memiliki kualitas HD. Begitu realistis, sehingga orang-orang yang hadir secara virtual pun terasa seakan-akan hadir secara fisik di ruang rapat. Situasinya sedikit beda dengan saat ini. Dengan menggunakan skype user non-korporat atau bisa dibilang personal user sudah bisa menikmati teknologi ini dengan menggunakan skype pada PC mereka. Bahkan pada ponsel pun kita sudah bisa menikmati layanan ini, meskipun kualitas yang disuguhkan masih kurang. Contohnya dengan munculnya client Yahoo Messenger versi 2 untuk iPhone. Aplikasi ini memungkinkan kita bisa saling bertatap muka secara virtual dengan menggunakan ponsel. Hmmmm makin lengket saja kita dengan ponsel.
Unified Communications
Yak, kita sudah tidak terpisahkan dari ponsel kita. Artinya, kita selalu dapat dihubungi dengan menggunakan suara (voice), teks (SMS), video, dan e-mail. Bahkan sekarang ada perkembangan varian dari media teks (SMS, email), yaitu messenger. Contohnya seperti BlackBerry Messenger dan Nexian Messenger. Pengguna layanan 3G bahkan dapat melakukan pembicaraan tatap muka, asalkan di ponsel mereka ada kamera yang menghadap ke depan. Tapi, bagaimana dengan faks? Apakah faks sudah ditinggalkan? Ternyata belum. Maka muncullah Unified Communications.
Semua media komunikasi, mulai dari suara, teks, faks, dan sebagainya, disimpan dalam satu kotak pesan masuk tidak peduli datangnya dari mana dan dari siapa. Hebatnya lagi, kalau kita sedang berada di tempat lain, kita bisa menghubungi satu nomor khusus di kantor kita dan minta semua pesan dibacakan oleh sistem dengan menggunakan suara buatan (voice synthesizer). Kita juga bisa membalas pesan dengan suara kita, yang akan ditranskrip ke dalam teks melalui voice recognition. Kita cukup menggunakan telepon biasa. Microsoft pun telah masuk ke dunia komunikasi dengan produk Unified Communications-nya. Saingannya kali ini tentulah perusahaan-perusahaan yang sudah lama bergerak di bidang komunikasi, seperti Cisco. Lalu, ada pula fitur Presence, sarana yang bisa melacak keberadaan seseorang dari waktu ke waktu. Presence, misalnya, bisa memberitahu apakah dia sedang online, sdang menghadiri rapat.
Komunikasi dan Kolaborasi
Di lingkungan perusahaan, komunikasi diperlukan untuk berkolaborasi-menggarap suatu proyek secara bersama-sama. Masalah terbesar yang sering sekali muncul dalam berkolaborasi ini adalah bahwa tanpa disengaja kita sering menggunakan file yang sudah kadaluwarsa. Setiap kali ada revisi yang didistribusikan, kita unduh dan simpan dalam harddisk tanpa menghapus file yang sudah ada. Lalu, tanpa sadar, kita mengerjakan file dalam versi yang sebenarnya sudah ditinggalkan. Beberapa tahun yang lalu, Groove Networks menyediakan sarana kolaborasi yang mereka namai Groove Virtual Office. Microsoft melihat potensi aplikasi ini dan lalu mengakuisisi Groove. Sekarang orang-orang di perusahaan global dapat berkolaborasi tanpa khawatir bahwa mereka akan menggunakan versi dokumen yang sudah tidak dipakai lagi.
Secara garis besar, begini cara kerjanya: Di Groove, pemimipin tim membuat sebuah ruang kerja (workspace), lalu mengundang anggota-anggota timnya untuk bersama-sama menggarap sebuah dokumen. Groove selalu mencatat setiap perubahan yang dilakukan, lalu secara otomatis melakukan sinkronisasi. Groove akan menghapus dokumen yang tersimpan di harddisk para anggota dan menggantinya dengan versi terbaru. Dengan demikian, setiap anggota akan selalu memiliki versi yang sama. Perusahaan-perusahaan seperti Cisco, Microsoft dan IBM terus mengembangkan cara-cara baru untuk mendukung kolaborasi dengan berbagai sarana komuunikasi. Sulit bagi kita untuk membayangkan apa lagi yang akan mereka ciptakan untuk mendukung kolaborasi dalam lingkungan bisnis. Yang jelas, ke depan jelas akan semakin sulit bagi kita, pekerja informasi, untuk mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan personal. So apakah teknologi mengkolaborasikan manusia atau manusia sudah terkolaborasi oleh teknologi?